Criar experiências personalizadas para os alunos é um diferencial na gestão educacional. Sem tempo a perder, o aluno atual quer encontrar rapidamente aquilo que busca, de acordo com seu perfil, interesses e necessidades. É aí que entra a importância de um processo de matrícula bem estruturado.
Esse tipo de processo é capaz de oferecer uma experiência personalizada para cada aluno que entra em contato com a sua instituição.
A tecnologia entra como aliada para captar dados dos alunos e transformá-los em inteligência, a fim de entregar um processo de matrícula mais eficiente e relevante para cada aluno.
Quer entender melhor como funciona? Vamos analisar agora o que é um processo de matrícula eficiente e como você pode usá-lo para ter mais engajamento e aumentar suas taxas de matrícula. Acompanhe!
O que é o processo de matrícula?
O processo de matrícula refere-se a todas as etapas que um aluno precisa seguir para se inscrever e ser aceito em uma instituição de ensino.
Diferentemente de outros processos administrativos, a matrícula é o primeiro ponto de contato significativo entre o aluno e a instituição, influenciando a percepção do aluno sobre a qualidade da instituição.
Esse processo geralmente é utilizado em escolas, universidades e cursos online, com o objetivo de entregar algo relevante para o aluno naquele momento.
E o que dá para fazer diferente?
As instituições utilizam tecnologias de big data e automação para captar informações dos alunos, analisar seus comportamentos e transformar tudo isso em inteligência de gestão educacional. O sistema pode trabalhar com dados como:
- Páginas visitadas no portal da instituição;
- Histórico de interações com a instituição;
- Perfil do aluno por curso ou área de interesse.
O processo administrativo tradicional, por sua vez, é o mesmo para todos os alunos que acessam a instituição, não muda automaticamente depois de implementado, a não ser que passe por atualizações.
Embora amplamente utilizado, pode não oferecer uma experiência tão interessante. Então, você também pode transformá-lo para gerar mais matrículas.
Impacto no marketing educacional
Por que o processo de matrícula precisa ser eficiente?
Ele melhora a experiência do aluno e impacta diretamente as campanhas de marketing. Quando o sistema é complicado, os alunos ficam frustrados, o que os desencoraja a concluir a inscrição e afeta negativamente as taxas de conversão.
Em contrapartida, um processo bem estruturado pode se destacar como um diferencial competitivo, mostrando a instituição como organizada e focada na conveniência dos alunos.
Como produzir um processo de matrícula
Dica 1: simplifique o processo de inscrição
Como simplificar o processo de inscrição para aumentar a taxa de conversão e garantir uma experiência positiva para os candidatos?
Um procedimento complicado pode desmotivar e levar à desistência dos futuros alunos. Práticas que facilitam a inscrição tornam essa etapa mais eficiente, beneficiando tanto os estudantes quanto a instituição.
É necessário eliminar todas barreiras e otimizar cada etapa do processo de inscrição. Aqui estão algumas estratégias para ajudar sua Instituição de Ensino Superior (IES) a simplificar esse processo, começando pela importância dos formulários online.
Continue lendo para descobrir como transformar o processo de inscrição em algo simples
- Formulários online — Facilite o preenchimento e envio de documentos, eliminando a necessidade de processos manuais. Sua IES pode optar por Landing Pages e Hotsites para ter uma boa taxa de conversão. Não adianta uma boa campanha de marketing sendo que no primeiro ato de se inscrever já dificulta as coisas.
Pare para pensar: Um estudo da Kissmetrics revela que 40% dos visitantes abandonam sites que demoram mais de 3 segundos para carregar. Cada segundo extra no tempo de carregamento reduz as conversões em 7%. - Redução de etapas desnecessárias — Analise cada etapa do processo de matrícula e elimine aquelas que não são essenciais, como campos redundantes no formulário de inscrição. Aqui na Conteúdo Edu optamos por Nome, Celular e E-mail. Simples e fácil. Não adianta querer prolongar demais, o seu aluno tem pressa. Aqui o menos é mais.
- Suporte ao aluno — Disponibilize uma equipe de suporte para auxiliar os alunos durante o processo de inscrição, por meio de chat online, whatsapp, chatbot, e-mail ou telefone. Oferecer esse atendimento multicanal garante que os alunos possam resolver dúvidas rapidamente, aumentando as chances de conversão.
Dica 2: Integre o processo de matrícula com o marketing digital
Imagine o processo de matrícula como uma orquestra. Para que cada instrumento toque no tempo certo e a música flua harmoniosamente, é preciso um maestro coordenando tudo.
Da mesma forma, integrar o marketing digital ao processo de matrícula é um passo importante garantir que tudo funcione em sincronia, proporcionando uma experiência sem falhas para os alunos.
A seguir, veja como implementar essas integrações de maneira prática.
Automatização de e-mails de confirmação — Envie e-mails personalizados após a inscrição, fornecendo informações adicionais sobre os próximos passos, datas importantes e links úteis.
Utilização de dados para segmentação — Aproveite as informações coletadas durante a matrícula para segmentar campanhas futuras. Dados como interesses, curso escolhido e local de residência podem ser usados para criar campanhas direcionadas.
Sincronização com o CRM — Garanta que todas as informações de matrícula sejam automaticamente transferidas para o seu sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM).
Dica 3: Faça-se presente
De acordo com pesquisa realizada pela Grain, 92% dos consumidores consideram um bom atendimento o segundo quesito mais importante para decidir ser fiel a uma marca, ficando apenas atrás do preço.
No contexto educacional, a clareza na comunicação é a base para proporcionar uma boa experiência aos alunos. Aqui na Conteúdo Edu, indicamos para nossos clientes a regra dos 5 minutos, garantindo respostas rápidas e eficientes às dúvidas dos alunos.
Por que a regra dos 5 minutos é importante no atendimento ao aluno?
Responder às dúvidas em até cinco minutos fortalece a comunicação e aumenta a satisfação dos estudantes. Essa rapidez mostra que a instituição está pronta para ajudar. Podemos dizer que um atendimento rápido equivale a um aumento de 40% no número de conversão.
- Envio de lembretes automáticos — Utilize sistemas de automação para enviar lembretes sobre prazos e documentos necessários.
- Criação de tutoriais e FAQs — Desenvolva materiais que expliquem passo a passo como realizar a matrícula. Tutoriais em vídeo, guias ilustrados e uma seção de perguntas frequentes (FAQ) podem esclarecer dúvidas comuns.
- Uso de múltiplos canais — Utilize e-mail, SMS e redes sociais para garantir que a mensagem chegue a todos os alunos.
Uma comunicação clara evita mal-entendidos e garante que os alunos tenham todas as informações necessárias para completar a matrícula sem problemas.
Aqui na Conteúdo Edu, acreditamos que a comunicação eficiente e a integração tecnológica são pilares fundamentais para um processo de matrícula de sucesso. Nosso objetivo é garantir que cada aluno tenha uma experiência positiva desde o primeiro contato, refletindo nosso compromisso com a excelência educacional.
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Conclusão
Um processo de matrícula bem estruturado é essencial para o sucesso das suas campanhas de marketing. Simplificar as inscrições, integrá-las com o marketing digital e comunicar-se de forma clara melhora a experiência dos alunos e aumenta suas taxas de matrícula.
FAQ sobre Processos de matrícula na Gestão Educacional
O que é o processo de matrícula?
O processo de matrícula envolve todas as etapas que um aluno deve seguir para se inscrever e ser aceito em uma instituição de ensino. É o primeiro ponto de contato significativo entre o aluno e a instituição, influenciando sua percepção sobre a qualidade da instituição.
Como a tecnologia pode melhorar o processo de matrícula?
A tecnologia permite capturar dados dos alunos e transformá-los em inteligência para oferecer um processo de matrícula mais eficiente e relevante. Isso inclui o uso de big data e automação para analisar comportamentos e personalizar a experiência do aluno.
Quais são as vantagens de um processo de matrícula eficiente?
Um processo bem estruturado melhora a experiência do aluno e impacta positivamente as campanhas de marketing. Evita frustrações, aumenta as taxas de conversão e destaca a instituição como organizada e focada na conveniência dos alunos.
Como simplificar o processo de inscrição?
- Formulários online: Facilite o preenchimento e envio de documentos eliminando processos manuais.
- Redução de etapas desnecessárias: Elimine campos redundantes no formulário de inscrição para tornar o processo mais eficiente.
- Suporte ao aluno: Disponibilize uma equipe de suporte para auxiliar os alunos durante o processo de inscrição.
Por que a integração do marketing digital com o processo de matrícula é importante?
Integrar o marketing digital ao processo de matrícula garante que todas as partes do processo funcionem em sincronia, proporcionando uma experiência sem falhas para os alunos. Isso inclui automatização de e-mails, uso de dados para segmentação e sincronização com o CRM.
O que é a regra dos 5 minutos e por que é importante?
A regra dos 5 minutos consiste em responder às dúvidas dos alunos em até cinco minutos. Isso fortalece a comunicação, aumenta a satisfação dos estudantes e pode resultar em um aumento de 40% no número de conversões.
Quais são algumas estratégias para garantir uma comunicação clara durante o processo de matrícula?
- Envio de lembretes automáticos: Utilize sistemas de automação para enviar lembretes sobre prazos e documentos necessários.
- Criação de tutoriais e FAQs: Desenvolva materiais explicativos, como tutoriais em vídeo e guias ilustrados.
- Uso de múltiplos canais: Utilize e-mail, SMS e redes sociais para garantir que a mensagem chegue a todos os alunos.
